„Będę miała firmę” – informacje dotyczące rozliczania dotacji

05.03.2019

Szanowne Panie,

w związku z rozpoczęciem zakupów w ramach powstałych firm informujemy, iż w celu prawidłowego ponoszenia wydatków należy:

  1. Wszelkie zakupy finansowane z dotacji oraz/lub wsparcia pomostowego należy udokumentować dokumentem wystawionym na działalność gospodarczą (firmę) oraz ponosić z firmowego konta.
  2. Opis dokumentów należy nadrukowywać (lub dołączać w postaci załącznika do faktury lub innego dokumentu zakupowego) na każdym dokumencie wystawionym na firmę, który potwierdza wydatkowanie dotacji lub wsparcia pomostowego.
  3. W przypadku gdy w ramach kontroli stwierdzone zostanie, iż Uczestniczka nie posiada towarów, które wykazała w rozliczeniu, a które nabyła w celu zużycia w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (np. materiały zużywane w celu świadczenia usług) lub w celu dalszej sprzedaży, Uczestniczka powinna wykazać dochód z tytułu świadczonych usług lub sprzedaży towarów lub w inny sposób uzasadnić fakt nieposiadania zakupionych towarów (zdjęcia w momencie zakupu).
  4. Osoby, które w ramach dotacji zamierzają zakupić używane środki trwałe zobowiązane są do przedstawienia załączonych poniżej dwóch oświadczeń dotyczących środka trwałego oraz jego pochodzenia. Ponadto konieczne jest udokumentowanie wartości rynkowej używanej rzeczy w sposób następujący: wycena rzeczoznawcy majątkowego lub przedstawienie co najmniej 3 ofert sprzedaży rzeczy o tym samych parametrach technicznych/ roku produkcji itp. ze sklepów internetowych lub portalu allegro. Przedstawione do porównania oferty muszą zawierać datę, wszelkie parametry techniczne oraz cenę. Brak ofert potwierdzających cenę zakupionych środków powoduje niekwalifikowanie wydatku, a co za tym idzie zwrot nieprawidłowo poniesionych wydatków.
  5. Należy pamiętać, iż zakupione na podstawie umów cywilno-prawnych (tzw. umowa kupna-sprzedaży) sprzęty należy zgłaszać do Urzędu Skarbowego oraz posiadać potwierdzenia zapłaty podatku od czynności cywilno-prawnych (2% wartości umowy).
  6. Formularz zawierający tabele z rozliczeniem dotacji należy przedstawić po zrealizowaniu całej inwestycji, tj. wydatkowaniu środków i dokonaniu założonych w biznesplanie zakupów. Po zakończeniu okresu wydatkowania dotacji (3 mc) będziemy się z Paniami indywidualnie kontaktować celem przeprowadzenia kontroli wydatków.
  7. Do wszystkich zakupów płaconych kartą lub przelewem należy posiadać potwierdzenia przelewów.
  8. Wydatki ponoszone z dotacji oraz wsparcia pomostowego powinny zostać zaksięgowane w książce przychodów i rozchodów w kolumnie 15 (która nie tworzy kosztu- dotacja nie jest kosztem), a w polu uwagi należy umieścić informację, iż wydatek jest „finansowany z dotacji/ wsparcia pomostowego”. Jeśli dana osoba nie prowadzi KPiR, wydatki należy umieścić w ewidencji środków trwałych i ewidencji wyposażenia. Beneficjent będzie kontrolował wydatki poniesione jedynie z dotacji jednak należy pamiętać, iż inne organy mogą kontrolować wydatki ponoszone również ze wsparcia pomostowego.

Ponadto do 10 dnia każdego miesiąca należy przesyłać na adres mailowy dotacjedlakobiet@daredukacji.pl potwierdzenie (w formacie pdf) zapłaty składek ZUS lub składki zdrowotnej w przypadku korzystania z ulgi na start.

Przesłanie w/w potwierdzenia warunkuje otrzymanie kolejnej transzy wsparcia pomostowego. Przelewy będą realizowane po dostarczeniu w/w potwierdzeń od WSZYSTKICH Uczestniczek.

Poniżej znajdą Panie również wniosek o zmianę w przypadku konieczności wprowadzenia zmian w biznesplanie lub harmonogramie rzeczowo-finansowym.

Zmiany mogą dotyczyć terminu dokonywania zakupów, przesunięć cenowych powyżej 10% wartości pozycji, parametrów technicznych sprzętu oraz innych w zależności od potrzeby. Wniosek został przykładowo wypełniony.

Należy pamiętać, że zmiany każdorazowo muszą się bilansować (jeśli z jednej pozycji ujmujemy 100 zł to do drugiej trzeba dodać 100 zł, wtedy bilans = 0).

Życzymy powodzenia w prowadzeniu firm!

Dokumenty do pobrania:

BMF – opis faktury

Oświadczenie nabywcy dotyczące zakupu używanego środka trwałego 

Oświadczenie zbywcy dotyczące używanego środka trwałego

Wniosek o zmianę w harmonogramie i biznesplanie

Czas rozliczenia dotacji – projekt „Przedsiębiorcze Kobiety”

05.02.2018

Informujemy, że zakończył się okres rozliczenia dotacji określony w umowie o przyznanie bezzwrotnej dotacji.

Aby zgłosić gotowość do kontroli należy:
1. wysłać wiadomość na adres mailowy: przedsiebiorcze-kobiety(at.)daredukacji.pl z tematem „Kontrola rozliczająca dotację”,
2. w treści maila należy podać: pełną nazwę firmy, telefon kontaktowy oraz adres przeprowadzenia kontroli (siedzibę, miejsce wykonywania, biuro projektu) – miejsce, w którym będzie można zweryfikować wszystkie dokonane zakupy,
3. przybliżony termin dogodny dla Pań (ustalany będzie po indywidualnym umówieniu telefonicznym/mailowym),
4. w załączniku należy przesłać (w wersji edytowalnej) tabelę rozliczającą dotację zweryfikowaną przez doradcę z wypełnionymi wszystkimi sekcjami.

Do kontroli należy przygotować:
1. zakupiony sprzęt zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym,
2. dokumentację potwierdzającą zakup środków obrotowych, które już zostały sprzedane (o ile dotyczy),
3. opisane (zgodnie z wzorem) dokumenty finansowe potwierdzające poniesione wydatki,
4. ewidencję poniesionych wydatków (np. KPiR) oraz środków trwałych,
5. potwierdzenia zapłacenia składek ZUS,
6. załączone oświadczenie o wydatkowaniu środków z dotacji zgodnie biznesplanem – załącznik: oświadczenie o zgodności wydatków z biznesplanem
7. dokumenty potwierdzające wydatkowanie lub wniesienie obowiązkowego wkładu własnego – wkład własny rzeczowy musi mieć potwierdzoną wartość (opinia rzeczoznawcy, oferty rynkowe, allegro, wydruk min. 3 ofert sprzedaży produktów o tych samych parametrach technicznych itp.),
8. dokumenty potwierdzające zatrudnienie pracownika zgodnie z kryteriami wskazanymi w umowie o dofinansowanie.

Wszystkie dokumenty należy skserować oraz opatrzyć:
1. datą kontroli,
2. potwierdzeniem „za zgodność z oryginałem”,
3. własnoręcznym podpisem.
Komplet dokumentów będzie zabrany przez osobę kontrolującą na potrzeby dokumentacji projektu.

Przypominamy również o najważniejszych zasadach związanych z rozliczeniem dotacji:
1. dotacja nie jest przychodem, a wydatki w ramach dotacji nie są kosztem w rozumieniu podatkowym,
2. mimo powyższego wydatki powinny być ujęte w ewidencji wydatków,
3. sprzęt powyżej 3500 zł netto wartości jednostkowej powinien zostać ujęty w Ewidencji Środków Trwałych, jednakże odpisy amortyzacyjne również nie stanową KUP,
4. za sprzęt nabyty od osób fizycznych powinien zostać opłacony podatek od czynności cywilno- prawnych (jeśli w danym przypadku jest wymagany przez ustawę), należy posiadać potwierdzenie zapłacenia.

rozliczenie dotacji Przedsiębiorcze kobiety

W związku z rozpoczęciem zakupów w ramach powstałych firm informujemy, iż w celu prawidłowego ponoszenia wydatków należy:
  1. Wszelkie zakupy finansowane z dotacji oraz/lub wsparcia pomostowego należy udokumentować dokumentem wystawionym na działalność gospodarczą (firmę) oraz ponosić z firmowego konta,
  2. Opis dokumentów należy nadrukowywać (lub dołączać w postaci załącznika do faktury lub innego dokumentu zakupowego) na każdym dokumencie wystawionym na firmę, który potwierdza wydatkowanie dotacji lub wsparcia pomostowego.
  3. W przypadku gdy w ramach kontroli stwierdzone zostanie, iż Uczestniczka nie posiada towarów, które wykazała w rozliczeniu, a które nabyła w celu zużycia w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (np. materiały zużywane w celu świadczenia usług) lub w celu dalszej sprzedaży, Uczestniczka powinna wykazać dochód z tytułu świadczonych usług lub sprzedaży towarów lub w inny sposób uzasadnić fakt nieposiadania zakupionych towarów (zdjęcia w momencie zakupu).
  4. Osoby, które w ramach dotacji zamierzają zakupić używane środki trwałe zobowiązane są do przedstawienia załączonych poniżej dwóch oświadczeń dotyczących środka trwałego oraz jego pochodzenia.
  5. Należy pamiętać, iż zakupione na podstawie umów cywilno-prawnych (tzw. umowa kupna-sprzedaży) sprzęty należy zgłaszać do Urzędu Skarbowego oraz posiadać potwierdzenia zapłaty podatku od czynności cywilno-prawnych (2% wartości umowy).
  6. Formularz zawierający tabele z rozliczeniem dotacji należy przedstawić po zrealizowaniu całej inwestycji, tj. wydatkowaniu środków i dokonaniu założonych w biznesplanie zakupów.
Ponadto do dnia 5. każdego miesiąca należy przesyłać na adres mailowy przedsiebiorcze-kobiety(at)daredukacji.pl potwierdzenie (w formacie pdf) zapłaty składek ZUS. W przypadku braku potwierdzenia zapłaty ZUS wstrzymana zostaje wypłata kolejnej transzy wsparcia pomostowego dla wszystkich Uczestniczek.
W załączeniu znajdą Panie również wniosek o zmianę w przypadku konieczności wprowadzenia zmian w biznesplanie lub harmonogramie rzeczowo-finansowym.
Zmiany mogą dotyczyć terminu dokonywania zakupów, przesunięć cenowych powyżej 10% wartości pozycji, parametrów technicznych sprzętu oraz innych w zależności od potrzeby.
Życzymy powodzenia w rozruszaniu firm!